Anpassen von Dokumentvorlagen und PDF-Druck

Jedes Vermietungsunternehmen für Equipment ist auf klare, mit Branding versehene Dokumente angewiesen, um den reibungslosen Ablauf des Betriebs zu gewährleisten. HireHop verfügt über eine sehr leistungsstarke und hochentwickelte Engine zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, mit der Sie vollständig maßgeschneiderte HTML- und PDF-Dokumente generieren können, darunter Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Kommissionierlisten und Equipment-Etiketten.

Obwohl sie unglaublich robust ist, ist sie einfach zu bedienen. Alle Dokumente sind in Standard-HTML verfasst und unterstützen CSS sowie JavaScript vollständig, selbst wenn HireHop sie in ein flaches PDF konvertiert. Es stehen zahlreiche Standardvorlagen von Haus aus zur Verfügung, und jede Vorlage kann als zahlender HireHop-Abonnent vollständig angepasst werden.

Dokumententypen & Regeln

Eine Dokumentvorlage ist immer nur an ihrem entsprechenden, kontextbezogenen Ort innerhalb der Software verfügbar. Zum Beispiel:

• Ein Auftragsangebot-Dokument wird nur angezeigt, wenn Sie sich aktiv in einem Auftrag befinden (und nicht, wenn Sie sich in der Bestandsverwaltung oder in einem Projekt befinden).
  
• Ein Auftragsrechnung-Dokument wird nur angezeigt, wenn im Rechnungsreiter eine freigegebene Rechnung ausgewählt ist. Wenn die Rechnung noch nicht freigegeben wurde, bleibt die Option zum Erstellen des Dokuments ausgeblendet.

Dokumentvorlagen verwalten

Unter Einstellungen ➔ Dokumente können Sie eine neue Vorlage hinzufügen oder bestehende Layouts bearbeiten:

• Alle Standard-Dokumentvorlagen verfügen über einen Schloss-Symbol in ihrer Tabellenzeile. Wenn Sie eines davon bearbeiten, erstellt HireHop automatisch eine benutzerdefinierte Kopie als neues Dokument.
  
• Mit einem Schloss versehene Vorlagendokumente können völlig bedenkenlos gelöscht werden, da sie jederzeit problemlos aus der Werksbibliothek wieder hinzugefügt werden können.
  
• Dokumente ohne Schloss-Symbol sind Ihre einzigartigen, benutzerdefinierten Vorlagen. Diese können nach dem Löschen nicht wiederhergestellt werden. Daher wird dringend empfohlen, regelmäßig externe Backups Ihres benutzerdefinierten Codes zu erstellen.

Bearbeiten und Verwenden von Seriendruckfeldern

Obwohl HireHop einen einfachen integrierten HTML-Editor enthält, wird dringend empfohlen, für eine präzise Steuerung so oft wie möglich die “Quellcode”-Ansicht zu verwenden.

HireHop-Vorlagen nutzen dynamische Seriendruckfelder, die beim Drucken, Herunterladen oder E-Versand eines PapierkDokuments automatisch mit Live-Daten gefüllt werden.

Die vollständige Liste der verfügbaren Datenfelder und eine umfassende Erklärung zu deren Verwendung finden Sie in die offizielle HireHop-Referenzanleitung für Seriendruckfelder (Merge Fields).

Schnittstellenintegration mit der HireHop-API & benutzerdefinierten Skripten

Anstatt Standard-Seriendruckfelder zu verwenden (oder zusätzlich dazu), können Dokumente in HireHop direkt mit der HireHop-API kommunizieren, um Rohdaten direkt vom Server abzurufen. (Bitte beachten Sie: Aus Sicherheitsgründen funktioniert dieser Live-API-Abruf bei an Kunden gesendeten, freigegebenen Dokumentenlinks nicht.)

HireHop-Dokumente können mit APIs von Drittanbietern kommunizieren und sogar robuste JavaScript-Frameworks laden und nutzen. Als Beispiel für ein Dokument, das seine Daten über die API abruft, können Sie den Code aus der Vorlage unter https://myhirehop.com/docs/job_info.html kopieren und direkt in ein Auftragsdokument einfügen. Die Rohausgabe ist ein kompletter Datendump, der direkt vom Server empfangen wird.

Sie können ein Dokument auch verwenden, um Daten per POST (Senden) an das System zurückzuschicken, was genau der Funktionsweise der Unterschriftsanforderungsfunktion von HireHop entspricht.

Beispiel für ein Skript zur automatischen Archivierung

Wenn Sie beispielsweise ein Angebotsdokument drucken oder per E-Mail versenden, erstellt das Hinzufügen des folgenden benutzerdefinierten Skripts zu Ihrer Angebotsvorlage automatisch einen Archiveintrag, jedes Mal, wenn dieses Dokument in einem neuen Tab geöffnet, heruntergeladen oder als PDF gesendet wird:

<script>
	// Save the supplying list as a quote once the document has finished loading
	window.onload = function() {
		var http = new XMLHttpRequest(),
		    job_id = document.getElementById("number").textContent,
		    now_str = (new Date()).toLocaleDateString(),
		    params = "job=" + job_id + "&desc=" + encodeURIComponent("Quote sent - " + now_str);
		http.open("POST", "/php_functions/archive_insert.php");
		http.setRequestHeader("Content-type", "application/x-www-form-urlencoded");
		http.send(params);
	}
</script>

PDFs rendern & Engine auswählen

HireHop verwendet zwei verschiedene Rendering-Engines, um HTML-Dokumente in gestochen scharfe PDFs zu konvertieren:

• Chromium: Die moderne Engine, die von Google Chrome und Microsoft Edge verwendet wird. Sie unterstützt modernes HTML5 und erweiterte Layoutregeln fehlerfrei.
  
• WebKit: Die ältere Engine, die die Basis von Apple Safari bildet.

Obwohl WebKit älter ist, ist es aufgrund seiner Einfachheit deutlich schneller bei der Generierung von PDF-Dokumenten. Wenn Ihre Dokumentenlayout mit WebKit korrekt dargestellt werden und gut aussehen, wird dringend empfohlen, es zu verwenden, um Ihre Verarbeitungsgeschwindigkeit zu optimieren.

Hinzufügen von digitalem Briefpapier

Beim Drucken oder Versenden von PDF-Dateien per E-Mail können Sie digitale Briefbögen oder Hintergrundpapiere hochladen, auf die Ihr Dokumententext automatisch gelegt wird.

• Briefpapierdateien werden als Standard-PDFs unter Lagerverwaltung hochgeladen, sodass Sie für jedes einzelne Lager (einschließlich virtueller Lager) individuelle Markenauftritte und Kontaktdaten automatisch anpassen können.
  
• Die Layout-Engine fügt Briefpapierseiten fortlaufend passend zu Ihrem Dokument hinzu. Wenn Ihre Vorlage länger ist als Ihre Briefpapierdatei, wird die letzte Seite Ihres Briefpapier-PDFs automatisch wiederholt für alle verbleibenden Dokumentseiten.
  
• Beispiel: Das Hochladen eines einseitigen Hintergrund-PDFs platziert dieses genaue Bild hinter jede Seite Ihres Ausdrucks. Das Hochladen eines zweiseitigen Briefpapier-PDFs platziert Seite 1 hinter Ihr erstes Blatt und Seite 2 hinter das zweite Blatt sowie jede weitere folgende Seite.

Benötigen Sie Hilfe bei Ihren Dokumentenlayouts?

Professionell gebrandete, übersichtliche Dokumente sind unerlässlich, um bei Ihren Kunden den richtigen Eindruck zu hinterlassen. Die flexible Dokumentenanpassung von HireHop ermöglicht es Ihnen, Ihre Layouts genau an Ihre Markenrichtlinien anzupassen.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Vorlagen zu aktualisieren, können Sie sich bei HireHop anmelden, um Ihre Dokumente zu bearbeiten in Ihren Einstellungen. Wenn Sie Unterstützung beim Einrichten eines komplexen HTML-Layouts oder beim Migrieren eines bestimmten Designs benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team die Ihnen gerne weiterhelfen.