HireHop verfügt über eine sehr leistungsstarke Dokumenten-Engine, mit der Sie professionelle und erstaunlich aussehende Dokumente erstellen können, und obwohl sie leistungsstark ist, ist sie sehr einfach zu bedienen.

Alle Dokumente sind Standard-HTML und unterstützen vollständig CSS und JavaScript, selbst wenn HireHop sie in ein PDF konvertiert.

Es stehen zahlreiche Standardvorlagen zur Verfügung, und jede Vorlage kann angepasst werden, wenn Sie ein zahlender HireHop-Abonnent sind.

Dokumenttypen

Ein Dokument ist nur an bestimmten geeigneten Stellen in der Software verfügbar, und unter bestimmten Umständen wird beispielsweise ein Stellenangebotsdokument nur angezeigt, wenn Sie sich in einem Auftrag befinden, und nicht, wenn Sie sich in der Lagerverwaltung oder einem Projekt befinden. Ein weiteres Beispiel ist, dass ein Auftragsrechnungsdokument nur angezeigt wird, wenn eine autorisierte Rechnung auf der Registerkarte „Abrechnung“ ausgewählt ist. Wenn die Rechnung also nicht autorisiert ist, wird das Rechnungsdokument nicht angezeigt.

Dokumentvorlagen

Unter Einstellungen->Dokumente können Sie ein neues Vorlagendokument hinzufügen oder vorhandene Dokumente bearbeiten. Alle Vorlagendokumente haben ein Vorhängeschloss-Symbol in der Rasterzeile, aber wenn Sie eines bearbeiten, wird eine Kopie als neues Dokument erstellt. Vorlagendokumente (die mit Vorhängeschloss-Symbolen) können problemlos gelöscht werden, da Sie sie jederzeit einfach wieder hinzufügen können. Dokumente ohne das Vorhängeschloss-Symbol sind benutzerdefinierte Dokumente und können nach dem Löschen nicht wiederhergestellt werden, daher wird empfohlen, Sicherungskopien aufzubewahren.

Bearbeiten eines Dokuments

HireHop hat zwar einen eingebauten HTML-Editor, dieser ist jedoch sehr einfach und es wird empfohlen, so oft wie möglich die „Quellen“-Ansicht zu verwenden.

HireHop-Dokumente verfügen über Briefvorlagenfelder, die von HireHop mit den entsprechenden Daten vorab ausgefüllt werden, wenn Sie ein Dokument drucken, herunterladen oder per E-Mail versenden. Die Liste der Felder und Erläuterungen zu ihrer Verwendung finden Sie unter https://myhirehop.com/modules/docmaker/fields.php.

Schnittstelle mit der API

Anstatt oder zusätzlich zur Verwendung von Briefvorlagenfeldern können Dokumente in HireHop auch mit der HireHop-API kommunizieren und Rohdaten direkt aus der Software abrufen. Bitte beachten Sie, dass dies aus Sicherheitsgründen nicht für freigegebene Linkdokumente funktioniert. HireHop-Dokumente können auch mit APIs von Drittanbietern kommunizieren und sogar JavaScript-Frameworks laden und verwenden.

Als Beispiel für ein Dokument, das seine Daten über die API erhält, kopieren Sie den Code aus dem Dokument unter https://myhirehop.com/docs/job_info.html und fügen Sie ihn in ein Jobdokument ein. Die Ausgabe ist nicht sehr interessant, es ist nur ein Dump von Daten, die vom Server über die API empfangen wurden.

Sie können auch Daten in einem Dokument buchen (versenden), was das Signaturanforderungsdokument tut. Ein weiteres Beispiel ist der folgende Code. Wenn Sie also ein Angebotsdokument drucken oder per E-Mail versenden, wird durch Hinzufügen des folgenden Codes zum Angebotsdokument jedes Mal automatisch ein Archiv erstellt, wenn das Dokument in einer neuen Registerkarte geöffnet, als PDF heruntergeladen oder per E-Mail gesendet wird als PDF.

<script>
	// Speichern Sie die Lieferliste als Angebot, nachdem das Dokument vollständig geladen wurde
	window.onload = function() {
		var http = new XMLHttpRequest(),
		    job_id = document.getElementById("number").textContent,
		    now_str = (new Date()).toLocaleDateString(),
		    params = "job=" + job_id + "&desc=" + encodeURIComponent("Angebot gesendet - " + now_str);
		http.open("POST", "/php_functions/archive_insert.php");
		http.setRequestHeader("Content-type", "application/x-www-form-urlencoded");
		http.send(params);
	}
</script>

Dokumente als PDF

HireHop verwendet zwei Engines, um Dokumente als PDFs zu rendern, nämlich Chromium, das von Google Chrome und Microsoft Edge verwendet wird, oder WebKit, das die Basis für den Apple Safari-Browser ist. WebKit ist viel älter und wird nicht mehr gewartet und unterstützt HTML5 nicht so gut wie Chromium, es ist jedoch aufgrund seiner Einfachheit viel schneller beim Erstellen von PDF-Dokumenten. Wenn es also mit Webkit gut aussieht, wird dazu geraten.

Dokument Briefpapier

Wenn Sie PDF-Dokumente mit HireHop drucken oder per E-Mail versenden, können Sie Briefpapier hinzufügen, auf das das Dokument gelegt wird. Briefpapier wird in der Depotverwaltung als PDF-Datei hochgeladen und ist daher für jedes Depot (auch virtuelle Depots) unterschiedlich.

Die Briefpapierseiten werden jeder zutreffenden Seite eines Dokuments hinzugefügt, und die letzte Briefpapierseite wird dann für alle verbleibenden Dokumentseiten wiederholt. Beispielsweise wird es bei einem einseitigen Briefpapierdokument hinter jeder Seite des Dokuments platziert. Wenn das Briefpapier ein zweiseitiges PDF ist, erscheint die erste Seite des Briefpapiers hinter Seite eins des Dokuments und die zweite Seite hinter Seite zwei und alle anderen nachfolgenden Dokumentseiten. Briefpapier kann so viele Seiten haben, wie Sie möchten.

How Do HireHop and QuickBooks Integrate?

HireHop can produce your invoices, credit notes, payments and purchase orders.  HireHop also has an address book that contains customers and suppliers, as well as jobs where the customer is unique and not in the address book.  HireHop also keeps track of what has been paid and credited against invoices, as well as the balance of a customer’s account.

QuickBooks needs these invoices, credit notes, payments, purchases orders and contacts created in HireHop for bookkeeping purposes. With our integration working seamlessly behind the scenes, HireHop tells QuickBooks when they are created or updated so you don’t have to. In turn, HireHop needs to know what payments or credits have been applied in QuickBooks so that it can register invoices as being paid or not.

What Data Does HireHop Send To QuickBooks?

There are two modes to synchronize data between HireHop and QuickBooks – being live or buffered:

• In live mode, as soon as you create or edit an invoice, credit note, payment, or purchase order, it is immediately sent to QuickBooks.
• In buffered mode they are all kept in a buffer until such time you which to synchronize data between HireHop and QuickBooks.  Any invoice, credit note, purchase order or payment that fails to sync with QuickBooks in Live Mode will automatically be put into the buffer for a manual sync.  All buffered invoices and credits can be viewed in the Invoices to be Exported report.

HireHop invoices are sent to QuickBooks once the status has been changed to Approved or above.  If an Approved invoice is edited, it is re-sent to be updated in QuickBooks.  The same goes for Purchase Orders, Credit Notes and Payments.

All new contacts used in invoices and purchase orders are automatically sent to QuickBooks from HireHop.

In QuickBooks, an entry in the address book can’t be both a customer and supplier, therefore, as this feature is available in HireHop, when this happens, HireHop will create two entries in the QuickBooks address book, one for the customers address book, and one for the supplier address book.

Once you have synchronized or connected HireHop to QuickBooks, QuickBooks will authorise this connection for 3 months, after which time HireHop will prompt you to reconnect the next time a connection is needed.

What Data Does QuickBooks Send To HireHop?

Contacts are imported from QuickBooks into HireHop in Settings, enabling you to import only the contacts that you need so that your address book doesn’t become cluttered.

When a payment or credit note is applied to an invoice within QuickBooks, they are sent over to HireHop and registered to the corresponding invoice. The invoice status is then automatically marked as having been paid or not.

How To Setup QuickBooks With HireHop

• In HireHop Settings click the Accounts tab.
• In the Accounts click the New button on the right of the Accounting Packages table at the bottom of the screen, and a new accounts package window will open.
• Click the first option that is titled „Integrate with„, and select „QuickBooks„. You can then set prefixes and start numbers for invoices, credit notes and purchase orders. You can also choose to buffer transactions and sync them when you decide, instead of having live and automated updates. Click the Next button to move on.
• The „Accounts“ page enables you to enter nominal codes and banks accounts.  Click the Synchronize button and HireHop will import all bank accounts and nominal codes from your QuickBooks account.  You should delete all the ones you won’t use in HireHop (you can add them back later). There will be one bank account and two nominal codes in bold, these are your defaults that can be changed.  The defaults are the ones selected when you don’t assign a nominal to an item. Once finished, click Next.
• The next page is your „Tax codes“, again click the Synchronize button and HireHop will import them from QuickBooks.  Again you can edit and change the defaults from the automatically set ones. Once finished, click Next.
• Lastly is the „Contacts“ page. You don’t have to import these, but if you do, you can match ones that are already in HireHop,  import others and delete the ones you won’t use.  Once finished click the Save button.

You will now see QuickBooks in the Accounting Packages table and some red flashing „Assign“ buttons.  As HireHop can support multiple accounting packages in the same installation, different ones for individual depots or groups of depots, you have to set which depots use this version of QuickBooks.  Also HireHop has tax and nominal groups, again, these need to be assigned to QuickBooks ones.

• Click the Assign button next to the „Accounting packages“ table, click on the depot and select „QuickBooks“ and then click the Save button.  If a depot is not set, it will use the default accounting package, if a virtual depot is not set, it will use the parent depot’s accounting package.
• Click the Assign button next to the „Nominal groups“ table, click on the QuickBooks row and each column to assign a nominal code to a nominal group. Once finished, click the Save button.  Any nominal group not set will resort to the default revenue or expense nominal code.
• Lastly, click the Assign button next to the „Tax groups“ table, click on the depot rows assigned to QuickBooks and click in each column to assign the appropriate Tax codes to the depot, and then click the Save button.

You have now setup QuickBooks and we are ready to go.

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How Do HireHop and Xero Integrate?

HireHop can produce your invoices, credit notes, payments and purchase orders.  HireHop also has an address book that contains customers and suppliers, as well as jobs where the customer is unique and not in the address book.  HireHop also keeps track of what has been paid and credited against invoices, as well as the balance of a customer’s account.

Xero accounting software needs these invoices, credit notes, payments, purchases orders and contacts created in HireHop for bookkeeping purposes. With our integration working seamlessly behind the scenes, HireHop tells Xero when they are created or updated so you don’t have to. In turn, HireHop needs to know what payments or credits have been applied in Xero so that it can register invoices as being paid or not.

What Data Does HireHop Send To Xero?

There are two modes to synchronise data between HireHop and Xero – being live or buffered:

• In live mode, as soon as you create or edit an invoice, credit note, payment, or purchase order, it is immediately sent to Xero.
• In buffered mode they are all kept in a buffer until such time you which to synchronise data between HireHop and Xero.  Any invoice, credit note, purchase order or payment that fails to sync with Xero in Live Mode will automatically be put into the buffer for a manual sync.

HireHop invoices are sent to Xero once the status has been changed to Approved or above.  If an Approved invoice is edited, it is re-sent to be updated in Xero.  The same goes for Purchase Orders, Credit Notes and Payments.

All new contacts used in invoices and purchase orders are automatically sent to Xero from HireHop.

What Data Does Xero Send To HireHop?

Contacts are imported from Xero into HireHop in Settings, enabling you to import only the contacts that you need so that your address book doesn’t become cluttered.

When a payment or credit note is applied to an invoice within Xero, they are sent over to HireHop and registered to the corresponding invoice. The invoice status is then automatically marked as having been paid or not.

How To Setup Xero With HireHop

• In HireHop Settings click the Accounts tab.
• In the Accounts click the New button on the right of the Accounting Packages table at the bottom of the screen, and a new accounts package window will open.
• Click the first option that is titled „Integrate with„, and select „Xero„. You can then set prefixes and start numbers for invoices, credit notes and purchase orders. You can also choose to buffer transactions and sync them when you decide, instead of having live and automated updates. Click the Next button to move on.
• The „Accounts“ page enables you to enter nominal codes and banks accounts.  Click the Synchronise button and HireHop will import all bank accounts and nominal codes from your Xero account.  You should delete all the ones you won’t use in HireHop (you can add them back later). There will be one bank account and two nominal codes in bold, these are your defaults that can be changed.  The defaults are the ones selected when you don’t assign a nominal to an item. Once finished, click Next.
• The next page is your „Tax codes“, again click the Synchronise button and HireHop will import them from Xero.  Again you can edit and change the defaults from the automatically set ones. Once finished, click Next.
• Lastly is the „Contacts“ page. You don’t have to import these, but if you do, you can match ones that are already in HireHop,  import others and delete the ones you won’t use.  Once finished click the Save button.

You will now see Xero in the Accounting Packages table and some red flashing „Assign“ buttons.  As HireHop can support multiple accounting packages in the same installation, different ones for individual depots or groups of depots, you have to set which depots use this version of Xero.  Also HireHop has tax and nominal groups, again, these need to be assigned to Xero ones.

• Click the Assign button next to the „Accounting packages“ table, click on the depot and select „Xero“ and then click the Save button.  If a depot is not set, it will use the default accounting package, if a virtual depot is not set, it will use the parent depot’s accounting package.
• Click the Assign button next to the „Nominal groups“ table, click on the Xero row and each column to assign a nominal code to a nominal group. Once finished, click the Save button.  Any nominal group not set will resort to the default revenue or expense nominal code.
• Lastly, click the Assign button next to the „Tax groups“ table, click on the depot rows assigned to Xero and click in each column to assign the appropriate Tax codes to the depot, and then click the Save button.

You have now setup Xero and we are ready to go.

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